MINI MONYS

Regolamento interno PONYS

Ogni anno il gruppo PONYS investirà il 50% dell’avanzo dell’anno precedente per sostenere la partecipazione a scuole e conferenze dei suoi membri che ne facciano richiesta.
L’avanzo è da considerarsi come la differenze tra le entrate e le uscite per l’anno precedente alla richiesta .
A fine anno, nel bilancio consuntivo il tesoriere indicherà la somma di denaro avanzata. Qualora essa fosse positiva, la sua metà verrà investita per i grant MINI MONYS.

    1. Chi può fare domanda
      Possono fare domanda i membri del gruppo PONYS che abbiano per l’anno in corso l’iscrizione attiva ad OSA, SPIE, EPS o SIF .
    2. Quando fare domanda
      La scadenza per fare domanda è trimestrale, e fissata nelle date del 31 Gennaio, 30 Aprile, 31 Luglio e 31 Ottobre. Il fondo totale non verrà equamente ripartito in queste 4 date, bensì investito nella prima deadline, e reinvestendo quanto avanzato nelle successive, fino a esaurimento del fondo complessivo.
    3. Dove fare domanda
      Per fare domanda bisognerà compilare questo form:
      https://goo.gl/forms/mrIKcxB2QpHJVG063
    4. Procedura di selezione
      Una commissione di tre membri PONYS valuterà le sottomissioni. La commissione MINI MONYS sarà nominata di anno in anno entro la prima metà di Gennaio. Il gruppo PONYS farà attenzione a selezionare tra i membri della commissione almeno un componente con maggiore anzianità scientifica, e un componente “di lungo corso” dei PONYS.
      La commissione valuterà le richieste di trimestre in trimestre impegnandosi a dare risposta entro una settimana dalla deadline di sottomissione.
      Queste sono le regole di selezione:
      - Verrà data la precedenza studenti magistrali, indi triennali
      - Dottorandi e poi post-doc potranno fare domanda, fermo restando il punto precedente, autocertificando di non avere copertura economica sufficiente da parte del proprio gruppo di ricerca
      - In caso di parità verrà favorita la richiesta in cui sia più evidente l’attinenza della scuola/conferenza con il proprio percorso formativo. È pertanto necessario allegare il programma (anche provvisorio) della conferenza alla richiesta di fondi.
      - Nella tornata del 31 Ottobre sarà possibile presentare domanda anche per scuole/conferenze che abbiano già avuto luogo. In caso di rimanenze del fondo, sarà possibile valutare se conferire il grant ex-post. In tale tornata avranno comunque precedenza i richiedenti per eventi da svolgersi in Novembre e Dicembre dell’anno in corso.
    5. Cosa può essere rimborsato
      Il grant MINI MONYS è da considerarsi di sostegno alla partecipazione a congressi e spese, e non a copertura di tutta l’attività. In caso di vincita di un grant MINI MONYS, queste sono le regole da rispettare per il rimborso:
      - Il tetto massimo di rimborso è di 500€;
      - con il grant MINI MONYS è possibile rimborsare solo le spese di viaggio, alloggio e di iscrizione alla scuola/conferenza;
      - le ricevute devono essere conservate e allegate alle dichiarazioni di spesa . Queste vanno consegnate al tesoriere entro il tempo massimo di 1 mese dalla fine dell’attività;
      - il gruppo PONYS conta sul fatto che i suoi membri viaggino con i mezzi più economici, e che sia nell’interesse di tutti risparmiare (anche al di sotto del tetto dei 500€) per garantire a quanti più membri di poter accedere all’opportunità dei MINI MONYS;
      - verranno rimborsati solo i biglietti in classe economica e alloggi economici, e presi in largo anticipo per garantire un costo ridotto;
      - in caso di anomalie, stranezze e mancanza di chiarezza da parte del richiedente, il gruppo PONYS si prende il diritto di non completare la procedura di rimborso, previa discussione in sede di riunione.
    6. Meeting esclusi
      E’ esclusa da tale procedura la partecipazione a questi meeting:
      - IONS. Essendo il nostro chapter uno dei quattro membri fondatori dell’iniziativa, i PONYS si impegnano a mandare ogni anno almeno 2 membri PONYS a uno degli IONS Europa. Il gruppo mette a budget ogni anno 2 grant IONS da 250€, per un totale di 500€. Tale fondo può essere ripartito anche tra più membri, previa discussione e approvazione in sede di riunione PONYS. Anche in questo caso il rimborso avviene a piè di lista, previa consegna delle ricevute, e per un tetto massimo di 250€.
      - Leadership meeting YM, OSA e SPIE. Il presidente del relativo chapter/section, o un officer in alternativa, è invitato al meeting annuale. Un eventuale cambio di delegato, o la possibilità di mandarne 2, verrà discussa di volta in volta dall’assemblea dei membri.
    7. Varie ed eventuali
      La commissione MINI MONYS può proporre specifiche eccezioni nella distribuzione di questi fondi. Qualsiasi eccezione va però approvata in sede di riunione PONYS.
      Questo regolamento interno può essere modificato in caso di necessità dal gruppo PONYS.
      Tale regolamento cerca di essere chiaro, ma non stringente. Il suo scopo è lasciare all’assemblea dei membri PONYS delle linee guida, che non si trasformino in una stringente e paralizzante burocrazia.
      Nel caso uno dei membri della commissione MINI MONYS faccia richiesta per un grant MINI MONYS, lo stesso verrà sostituto per la tornata in oggetto da un commissario straordinario nominato dall’assemblea.

 

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